Samochód firmowy do celów prywatnych i służbowych? Czy wyłącznie służbowych?

Ten sam firmowy samochód, ale dwa różne sposoby użytkowania – wyłącznie służbowy oraz mieszany (prywatny i służbowy). W jaki przykładowy sposób wpływa to na koszty Twojej firmy?

Służbowy samochód osobowy w firmie może być użytkowany na dwa sposoby:

🟩 Wyłącznie służbowy
🟥 Mieszany (prywatny i służbowy)

Metoda użytkowania wpływa bezpośrednio na koszty związane z jego eksploatacją, a różnice mogą być wysokie.

Założenia:

• Wartość pojazdu o emisji CO2 >50 g/km: 120000 zł netto;
• RATA NAJMU (część finansowa, bez podziału na część odsetkową): 1500 zł netto;
• RATA SERWISU: 500 zł netto;
• UBEZPIECZENIE: 300 zł netto;
• PALIWO: 2000 zł netto;
• INNE: 250 zł netto;
• RAZEM: 4550 zł netto miesięcznie.
• Czynny podatnik VAT, podatek dochodowy 19%.
• VAT przy racie najmu, serwisu, paliwie i innych: stawka 23%.

🟩UŻYTEK FIRMOWEGO SAMOCHODU WYŁĄCZNIE SŁUŻBOWY:

Samochód użytkowany wyłącznie w sposób służbowy będzie “kosztował” po odliczeniu VAT i uwzględnieniu KUP* 3733,01 zł miesięcznie / 44796,12 zł rocznie.

Obliczenia:

Wartość zakupu netto jest jednocześnie wartością początkową, proporcja ustawowego limitu 100000 zł do wartości początkowej 120000 zł wynosi 83,33%.
RATA NAJMU jako część finansowa ograniczana jest w KUP* tymże wskaźnikiem. VAT jest odliczany w pełni. Otrzymujemy zatem wynik 1262,51 zł.
100000 : 120000 = 83,33% – jest to tzw. wskaźnik KUP
1500 – ( 0,19 [stawka podatku dochodowego] x 0,8333 x 1500) = 1262,51 zł

RATA SERWISU, PALIWO, INNE:
Koszty zaliczamy w pełni jako KUP, odliczamy w pełni VAT. Otrzymujemy wynik 2227,50 zł.
(500 + 2000 + 250) – ((500 + 2000 + 250) x 0,19 [stawka podatku dochodowego]) = 2227,50 zł

UBEZPIECZENIE:
OC i AC są zwolnione z VAT, przy czym ubezpieczenie dobrowolne AC jest ograniczane stałym limitem wartości pojazdu 150 000 zł. W tym przypadku nie przekraczamy go, stanowi zatem w pełni KUP. Otrzymujemy wynik 243 zł.
300 – (300 x 0,19 [stawka podatku dochodowego]) = 243 zł

🟩Samochód w użytku wyłącznie służbowym “kosztuje” w takim razie 3733,01 zł miesięcznie / 44796,12 zł rocznie.
1262,51 + 2227,50 + 243 = 3733,01 zł

🟥UŻYTEK MIESZANY FIRMOWEGO SAMOCHODU:

Samochód użytkowany w sposób mieszany będzie “kosztował” po odliczeniu VAT i uwzględnieniu KUP* 4307,32 zł miesięcznie / 51687,84 zł rocznie.

Obliczenia:

Wartością początkową jest wartość zakupu netto podwyższana o nieodliczalny podatek VAT (50%) i wynosi wówczas 133800 zł. Proporcja ustawowego limitu 100000 zł do 133800 zł wynosi 74,74%. VAT odliczany jest w połowie. Dla RATY NAJMU otrzymujemy zatem wynik 1435 zł.
100000 : (120000 + (0,5 x 0,23 x 120000)) = 100000 zł [ustawowy limit] : 133800 [wartość początkowa pojazdu, czyli netto podwyższone o nieodliczalny VAT] = 74,74% – jest to tzw. wskaźnik KUP
(1500 + (1500 x 0,23 x 0,5)) – (0,19 [stawka podatku dochodowego] x 0,7474 x (1500 +(1500 x 0,23 x 0,5))) =
= 1500 + 172,5 [nieodliczalny VAT] – 237,50 = 1435 zł 

RATA SERWISU, PALIWO, INNE:
Koszty netto powiększone o nieodliczalny VAT (50%) zaliczane jako KUP ograniczone wskaźnikiem 75%. Pozostałe 50% VAT odliczalne. Otrzymujemy wynik 2629,32 zł.
((500 + 2000 + 250) + ((500 + 2000 + 250) x 0,23 x 0,5)) – (0,19 x 0,75 x ((500 + 2000 + 250) + ((500 + 2000 + 250) x 0,23 x 0,5))) =
= (2750 + 316,25) – ( 0,19 x 0,75 x (2750 + 316,25)) = 2629,32 zł 

UBEZPIECZENIE:
OC i AC są zwolnione z VAT, przy czym ubezpieczenie dobrowolne AC jest ograniczane stałym limitem wartości pojazdu 150 000 zł. W tym przypadku nie przekraczamy go, stanowi zatem w pełni KUP. Otrzymujemy wynik 243 zł.
300 – (300 x 0,19 [stawka podatku dochodowego]) = 243 zł

🟥Samochód w użytku mieszanym “kosztuje” w takim razie 4307,32 zł miesięcznie / 51687,84 zł rocznie, czyli o 15,38% więcej.
1435 + 2629,32 + 243 = 4307,32 zł

Różnica to 6891,72 zł rocznie, przy 10 autach to już 68917,20 zł rocznie, a przy 100 mowa o 689172 zł.

❗Należy pamiętać, że przy użytkowaniu wyłącznie służbowym podatnik ma obowiązek:
– Prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu;
– Zgłosić samochód do urzędu skarbowego (VAT-26);
– Posiadać REGULAMIN użytkowania samochodu, który jasno określa zasady i zabrania użytku prywatnego.

🏆Oczywiście użytek prywatny jest często dodatkowym benefitem dla pracownika i elementem wynagrodzenia, który na wielu stanowiskach jest standardem. Ale warto mieć świadomość, ile faktycznie kosztuje to firmę. Samochód firmowy do celów wyłącznie służbowych to znaczące oszczędności, ale jednocześnie brak powyższego benefitu, który w wielu przypadkach stanowi ważny element wyboru pracodawcy.

*KUP – Koszt uzyskania przychodu

Ryczałt za użytkowanie prywatne firmowego samochodu

W tej układance ważna jest jeszcze druga strona – sam pracownik. Z perspektywy firmy 🟥 użytek mieszany to wyższe koszty i utrata części VAT-u, ale z perspektywy pracownika to ogromny benefit. Jak jednak patrzy na to Urząd Skarbowy?

Skoro pracownik korzysta z firmowego auta w czasie wolnym (wyjazd na zakupy, wakacje czy odwiezienie dzieci do szkoły), uzyskuje z tego tytułu przychód z nieodpłatnych świadczeń. Przepisy w tym zakresie są jednak dla pracowników niezwykle łaskawe i zamiast skomplikowanych wyliczeń, stosuje się stały ryczałt miesięczny.

Wysokość ryczałtu zależy od rodzaju napędu i mocy auta:

• 250 zł miesięcznie – dla samochodów elektrycznych, napędzanych wodorem oraz spalinowych o mocy silnika do 60 kW (ok. 81 KM).

• 400 zł miesięcznie – dla pozostałych samochodów.

Biorąc pod uwagę nasze wcześniejsze założenia (auto spalinowe o wartości 120 000 zł netto), z pewnością mówimy o pojeździe o mocy powyżej 60 kW, więc zastosowanie ma wyższa stawka.

🟨 REALNY KOSZT DLA PRACOWNIKA:
Pracownik nie płaci oczywiście tych 400 zł do kasy firmy. Ta kwota jest jedynie doliczana do jego wynagrodzenia jako przychód. Pracownik musi od niej odprowadzić podatek dochodowy (zakładamy 12% z pierwszego progu) oraz składkę zdrowotną (9%). Otrzymujemy zatem wynik: 84 zł miesięcznie.

Zaledwie 84 zł z własnej kieszeni kosztuje pracownika możliwość korzystania ze służbowego samochodu do celów prywatnych. Nie ma możliwości, aby w tym koszcie mógł pozyskać auto, wykładając na ten cel własne pieniądze.

❗Co więcej, zgodnie z ugruntowanym stanowiskiem fiskusa, ten zryczałtowany przychód obejmuje również paliwo wykorzystane do celów prywatnych, o ile koszty tego paliwa ponosi pracodawca (tak jak w naszym przykładzie, gdzie firma płaci 2000 zł netto za paliwo).

🏆 Jak widać, to, co dla firmy stanowi wymierny koszt idący w tysiące złotych rocznie (wynikający z różnicy między 🟩 użytkiem 100% służbowym a 🟥 mieszanym), dla pracownika jest niezwykle tanim i atrakcyjnym dodatkiem do pensji, nieporównywalnym z kosztami utrzymania prywatnego samochodu.

Którą metodę użytkowania wybrać w firmie, wyłącznie służbową czy mieszaną?

Jako FleetManager.PL doradzamy naszym Klientom, która metoda użytkowania firmowego samochodu może być najlepszym wyborem, przygotowując specjalistyczną analizę zalet oraz wad każdego rozwiązania, w tym wyliczeń kosztowych. Nasz audyt flotowy wskazuje, czy spełnione są wymagane przez przepisy procedury.

Zapraszamy do kontaktu – FleetManager.PL | Zarządzanie Flotą – Outsourcing | Twoja flota w najlepszych rękach.