Ewidencja przebiegu

Ewidencja przebiegu pojazdu, często nazywana potocznie “kilometrówką“, to szczegółowy i chronologiczny zapis tras pokonywanych przez dany samochód służbowy. Jej prowadzenie jest kluczowe z perspektywy podatkowej, gdyż stanowi dla organów skarbowych dowód, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do celów związanych z działalnością gospodarczą. Tylko na podstawie precyzyjnie prowadzonej ewidencji firma ma prawo do odliczenia 100% podatku VAT zarówno od zakupu (lub rat leasingowych) pojazdu, jak i od wszystkich kosztów jego eksploatacji, w tym paliwa. W przeciwnym razie, bez takiej ewidencji, odliczenie jest ograniczone standardowo do 50%.

Zapisy muszą zawierać określone prawem elementy, takie jak numer rejestracyjny pojazdu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd-dokąd), liczbę przejechanych kilometrów oraz stan licznika na początek i koniec trasy. Chociaż tradycyjnie prowadzono ją w formie papierowej, dziś proces ten jest niemal całkowicie zautomatyzowany dzięki systemom telematycznym (GPS). Moduł GPS samoczynnie rejestruje wszystkie przejazdy, tworząc gotowe i wolne od błędów raporty, które osoba zarządzająca flotą może w każdej chwili wygenerować.

Niezależnie od swojej funkcji fiskalnej, ewidencja przebiegu jest również cennym narzędziem administracyjnym. Pozwala na monitorowanie rzeczywistego wykorzystania pojazdów, weryfikację efektywności pracy kierowców oraz precyzyjne rozliczanie kosztów przypadających na poszczególne zlecenia czy projekty. Dokładne dane o przebiegach ułatwiają także planowanie przeglądów serwisowych i terminowej wymiany pojazdów w firmie. Prawidłowo prowadzona kilometrówka to zatem fundament optymalizacji podatkowej i sprawnego zarządzania operacyjnego flotą.