Wynajem długoterminowy samochodów /
Full Service Leasing (FSL)
Definicja wynajmu długoterminowego / Full Service Leasingu
Wynajem długoterminowy pojazdów stanowi formę finansowania, która polega na umożliwieniu użytkowania samochodu przez ściśle określony w umowie czas, w zamian za regularnie uiszczaną, stałą opłatę miesięczną, zwaną czynszem. Zasadniczą cechą tej usługi jest fakt, że najemca nie spłaca pełnej wartości pojazdu, jak ma to miejsce w przypadku tradycyjnego kredytu czy popularnego w Polsce leasingu z niską wartością wykupu. Zamiast tego, pokrywa on koszty związane z użytkowaniem pojazdu oraz kompensuje jego utratę wartości w trakcie trwania kontraktu. Przez cały okres umowy, pojazd pozostaje własnością firmy wynajmującej, a po jej zakończeniu jest standardowo zwracany. Typowy okres umowy waha się od 24 do 60 miesięcy.
W polskiej praktyce biznesowej, termin “wynajem długoterminowy” jest często stosowany zamiennie lub w ścisłym powiązaniu z pojęciem “Full Service Leasing (FSL)”. Zgodnie z definicją Polskiego Związku Wynajmu i Leasingu Pojazdów (PZWLP), to specyficzna forma finansowania (poprzez umowę leasingu operacyjnego, najmu lub dzierżawy) floty klienta, charakteryzująca się kilkoma kluczowymi cechami: ryzyko wartości rezydualnej (residual value – RV) pojazdu po zakończeniu umowy spoczywa na firmie finansującej, minimalny czas trwania umowy wynosi 24 miesiące, a kontrakt musi obligatoryjnie obejmować co najmniej trzy usługi pozafinansowe, w tym zawsze serwis mechaniczny. W praktyce, wynajem długoterminowy bardzo często przybiera właśnie formę FSL, oferując klientowi pakiet usług zawartych w jednej, stałej racie miesięcznej, ewentualnie w podziale na ratę finansową i serwisową. W umowie leasingu zawsze musi być oznaczony dostawca samochodu, co skutkuje także konsekwencjami prawnymi. Obowiązek taki nie występuje w przypadku umowy wynajmu. Dla uproszczenia oba terminy będziemy stosować zamiennie.
Choć pod względem prawnym i podatkowym wynajem długoterminowy często opiera się na konstrukcji umowy leasingu operacyjnego, istnieją fundamentalne różnice w intencji i strukturze kontraktu w porównaniu do “klasycznego” leasingu operacyjnego, dominującego przez lata na polskim rynku. Wynajem długoterminowy z założenia koncentruje się na użytkowaniu pojazdu wraz z kompleksowym pakietem usług dodatkowych i standardowo kończy się zwrotem samochodu do finansującego. Charakterystyczną cechą umowy wynajmu jest wysoka wartość końcowa (rezydualna) pojazdu, odzwierciedlająca jego przewidywaną wartość rynkową po zakończeniu kontraktu. Istotnym aspektem wynajmu długoterminowego jest jego postrzeganie nie tylko jako instrumentu finansowego, ale przede wszystkim jako kompleksowej usługi dostarczającej mobilność. W przeciwieństwie do tradycyjnego leasingu czy kredytu, które koncentrują się głównie na dostarczeniu kapitału na zakup środka trwałego, wynajem długoterminowy standardowo umożliwia szeroki wachlarz usług dodatkowych.
Usługi wynajmu długoterminowego są świadczone najczęściej przez wyspecjalizowane podmioty – firmy leasingowe oraz firmy Car Fleet Management (CFM). Wiele z nich jest powiązanych kapitałowo z dużymi grupami bankowymi lub bezpośrednio z producentami samochodów, co zapewnia im stabilność finansową i dostęp do szerokiej oferty pojazdów.
Elastyczność oferty sprawia, że długoterminowy wynajem samochodów jest dostępny dla szerokiego spektrum odbiorców. Korzystają z niego zarówno duże korporacje zarządzające rozbudowanymi flotami pojazdów, jak i małe oraz średnie przedsiębiorstwa (MŚP). Usługa ta jest również dostępna dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą (JDG).
Cechy wynajmu długoterminowego samochodów
– Okres umowy:
Jedną z podstawowych cech charakteryzujących umowy wynajmu długoterminowego jest ich czas trwania. Najczęściej kontrakty te zawierane są na okres od 24 do 60 miesięcy, czyli od 2 do 5 lat.
Standardowym sposobem zakończenia umowy wynajmu długoterminowego jest zwrot użytkowanego pojazdu firmie wynajmującej. Najemca nie ma obowiązku wykupu samochodu, co jest fundamentalną różnicą w stosunku do leasingu finansowego. Po zwrocie pojazdu, klient często ma możliwość podpisania nowej umowy i wynajęcia kolejnego, fabrycznie nowego samochodu, co pozwala na regularną odnowę floty.
Chociaż brak obowiązku wykupu jest cechą definiującą wynajem, niektóre firmy dopuszczają taką możliwość na koniec kontraktu. Należy jednak podkreślić, że cena wykupu jest zazwyczaj ustalana na poziomie zbliżonym do aktualnej wartości rynkowej pojazdu.
Przedterminowe zakończenie umowy wynajmu jest zazwyczaj możliwe, ale wiąże się z naliczeniem dodatkowych opłat.
– Limit kilometrów:
Integralnym i niemal nieodłącznym elementem umów wynajmu długoterminowego pojazdów jest określenie rocznego limitu kilometrów. Limit ten stanowi kluczowy parametr kontraktu, który ma bezpośredni wpływ na wysokość miesięcznej raty oraz jest podstawą do szacowania wartości rezydualnej pojazdu przez firmę wynajmującą na koniec umowy.
Wysokość typowych limitów kilometrów oferowanych w Polsce jest zróżnicowana i często zależy od segmentu pojazdu oraz polityki konkretnej firmy finansującej. Najczęściej maksymalny limit przebiegu na cały okres umowy wynosi od 180 000 do 200 000 km dla samochodów osobowych oraz 300 000 km dla dostawczych o dopuszczalnej masie całkowitej (DMC) do 3,5 tony. Warto zaznaczyć, że oferty wynajmu długoterminowego “bez limitu kilometrów” są na polskim rynku rzadkością.
Przekroczenie ustalonego w umowie limitu kilometrów, określane jako “nadprzebieg”, wiąże się z koniecznością poniesienia przez najemcę dodatkowych opłat. Opłata ta jest naliczana za każdy kilometr przejechany ponad ustalony limit, a jej stawka jest precyzyjnie określona w umowie. Typowe stawki za nadprzebieg wahają się od około 0,15 zł do 0,80 zł za kilometr, przy czym mogą być wyższe dla droższych pojazdów.
Niektóre umowy mogą również przewidywać mechanizm odwrotny, tzw. “niedobieg”. W sytuacji, gdy rzeczywisty przebieg pojazdu na koniec umowy jest niższy niż zadeklarowany limit, najemca może otrzymać częściowy zwrot poniesionych opłat (ilość niedojechanych km mnożona przez stawkę niedobiegu).
Należy wziąć pod uwagę również to, iż rozliczenie nadprzebiegu i niedobiegu może (w zależności od zapisów umowy) odbywać się do określonego w umowie poziomu kilometrów, np. do 10% odchylenia od przebiegu zakontraktowanego. W przypadku większej różnicy następuje wówczas rekalkulacja końcowa liczona w mało przejrzysty dla Klienta sposób. Bywa również tak, iż stawka za nadprzebieg jest “dynamiczna” – wzrasta wraz z ilością kilometrów nadprzebiegu (np. dla nadprzebiegu 10 000 km stawka za nadprzebieg wynosi 0,25 zł, ale dla nadprzebiegu 20 000 km wynosi już 0,30 zł).
Przebieg jest najczęściej kontrolowany podczas okresowych przeglądów serwisowych, przy użyciu urządzenia telematycznego lub z deklaracji Klienta, a finalne rozliczenie następuje na koniec umowy.
Limit kilometrów stanowi zatem element o podwójnym znaczeniu. Z jednej strony, pozwala na obniżenie miesięcznej raty dla użytkowników, którzy pokonują przewidywalne dystanse. Z drugiej strony, jest to istotne źródło ryzyka finansowego dla najemcy, gdyż niedoszacowanie rzeczywistych potrzeb przebiegowych może prowadzić do naliczenia znaczących, nieplanowanych opłat na koniec umowy. Wynika to z faktu, że firma wynajmująca kalkuluje ratę w oparciu o prognozowaną wartość rezydualną pojazdu, a przebieg jest kluczowym czynnikiem wpływającym na jego zużycie i wartość rynkową. Opłaty za nadprzebieg mają na celu zrekompensowanie firmie wynajmującej przede wszystkim wyższych kosztów serwisowych i niższej wartości końcowej pojazdu. Dla najemcy, konieczność poniesienia tych opłat może podważyć jedną z głównych zalet wynajmu – przewidywalność kosztów. Dlatego też, limit kilometrów jest parametrem wymagającym szczególnie starannej analizy i możliwie precyzyjnego oszacowania przed podpisaniem umowy.
Ewentualnym dużym ułatwieniem jest możliwość elastycznego dostosowania limitu w trakcie trwania kontraktu (tzw. rekalkulacja kontraktu). Jeśli jest to oferowane przez firmę wynajmującą, stanowi ważny czynnik ograniczający to ryzyko, choć zazwyczaj wiąże się z rekalkulacją stawki na wyższą (w przypadku wyższego limitu km). Co do zasady, rekalkulacja stawki powinna być bardziej korzystna niż finalna opłata za nadprzebieg. Warto przeanalizować to w trakcie decydowania się na rekalkulację. Inną kwestią jest to, czy dana umowa przewiduje automatyczną rekalkulację, która nie wymaga zgody Klienta, czy też takowa zgoda jest niezbędna do jej wprowadzenia.
– Własność pojazdu oraz wartość rezydualna:
Fundamentalną cechą wynajmu długoterminowego jest status prawny pojazdu. Przez cały okres obowiązywania umowy, właścicielem pojazdu pozostaje firma finansująca (wynajmujący). Oznacza to, że wynajmowany pojazd nie staje się składnikiem majątku trwałego najemcy i nie jest wpisywany do jego ewidencji środków trwałych.
Konsekwencją braku własności jest przeniesienie ryzyka związanego z utratą wartości pojazdu w czasie (ryzyka wartości rezydualnej – RV) z najemcy na firmę wynajmującą. Jest to jedna z kluczowych zalet i cech charakterystycznych wynajmu długoterminowego. Najemca, płacąc miesięczne raty, pokrywa jedynie przewidywany spadek wartości samochodu w okresie trwania umowy, a nie jego pełną wartość początkową. Dzięki temu możliwe jest uzyskanie niskich rat miesięcznych, tym bardziej w sytuacji, gdy pojazd jest kupowany na korzystnych warunkach rabatowych.
Brak tytułu własności wiąże się jednak z pewnymi ograniczeniami w swobodzie dysponowania pojazdem przez najemcę. Umowy wynajmu zazwyczaj zabraniają dokonywania jakichkolwiek modyfikacji technicznych czy wizualnych w samochodzie, bez zgody wynajmującego. Ponadto, najemca może potrzebować zgody firmy wynajmującej na wyjazd pojazdem za granicę.
Elementy standardowo wliczone w miesięczną ratę wynajmu długoterminowego aut
Jedną z głównych cech wynajmu długoterminowego, odróżniającą go od innych form finansowania, jest kompleksowość usług zawartych w stałej miesięcznej racie. Struktura tej opłaty obejmuje zazwyczaj następujące elementy:
– Finansowanie:
Jest to podstawowy składnik raty, pokrywający przewidywaną utratę wartości rynkowej samochodu w okresie trwania umowy (różnicę między ceną zakupu, a szacowaną wartością na koniec trwania umowy), koszt pieniądza oraz marżę wynajmującego. Należy przeanalizować, czy rata (w szczególności przy wynajmie długoterminowym zawartym na podstawie umowy leasingu operacyjnego) oparta jest na oprocentowaniu stałym, czy zmiennym.
– Obsługa serwisowa (przeglądy i naprawy):
W ramach raty najemca otrzymuje pokrycie kosztów regularnych przeglądów serwisowych zgodnych z zaleceniami producenta oraz napraw wynikających z normalnej eksploatacji pojazdu. Usługi te są realizowane najczęściej w autoryzowanych stacjach obsługi (ASO) danej marki, co gwarantuje jakość i stosowanie oryginalnych części. Dla ograniczenia kosztów możliwe jest także serwisowanie pojazdów poza ASO, w szczególności po okresie gwarancji producenta (np. serwisy sieci Bosch lub Inter Cars). Warto sprawdzić ten aspekt w zapisach umowy. Zakres świadczeń serwisowych może się różnić w zależności od wybranego pakietu usług (np. podstawowy vs rozszerzony). Dla przykładu, w wariancie podstawowym może znajdować się pokrywanie kosztu przeglądu wymaganego przez producenta, ale bez kosztu części eksploatacyjnych takich jak klocki, tarcze hamulcowe lub wycieraczki. Analiza tego obszaru jest niezbędna do prawidłowego porównania ofert wynajmu długoterminowego różnych firm.
– Ubezpieczenie komunikacyjne:
Standardem jest wliczenie w ratę pełnego pakietu ubezpieczeń: Odpowiedzialności Cywilnej (OC), Autocasco (AC) oraz Następstw Nieszczęśliwych Wypadków (NNW). Rata ubezpieczenia (lub część miesięcznej raty wynajmu, która odpowiada za ubezpieczenie) jest najczęściej stała, pod warunkiem utrzymania poziomu szkodowości na ustalonym poziomie. Szkodowość w uproszczeniu to stosunek wypłaconych roszczeń i świadczeń do wpłaconych składek. Firma wynajmująca zajmuje się wszelkimi formalnościami związanymi z zawarciem i odnowieniem polisy, a także przejmuje na siebie proces administracyjny związany ze zgłaszaniem i likwidacją szkód komunikacyjnych u ubezpieczyciela. Należy jednak zwrócić uwagę na ewentualne udziały własne (franszyza redukcyjna) w szkodach AC, które powinny być określone w umowie. Występuje także franszyza integralna – kwota, do wysokości której ubezpieczyciel nie odpowiada za powstałą szkodę. Niektóre firmy wynajmujące (np. Arval Service Lease) mają możliwość przeniesienia kosztu ubezpieczenia poza ratę wynajmu, co może być korzystne podatkowo.
– Obsługa opon:
Pakiet obejmujący koszty zakupu opon, ich sezonową wymianę oraz usługę przechowywania nieużywanego kompletu, jest zazwyczaj opcją nieobowiązkową. Najczęściej ilość kompletów opon jest nielimitowana, natomiast brak limitu dotyczy wyłącznie normatywnego użytkowania. W przypadku np. uszkodzeń mechanicznych (o ile umowa tego nie przewiduje) lub użytkowania pojazdu niezgodnie z przeznaczeniem, koszt zakupu nowych opon będzie po stronie najemcy. Istnieje również możliwość zakontraktowania określonej ilości letnich i zimowych opon, które są wliczone w koszty kontraktu. Kolejną opcją jest możliwość skorzystania z opon wielosezonowych, które są uniwersalne i nie wymagają sezonowych wymian. Może to być alternatywne rozwiązanie w przypadku korzystania z pojazdów w większości w obszarach miejskich. W zapisach umowy warto zweryfikować jakie są minimalne głębokości rowka bieżnika, mierzonego w pkt. TWI (Tread Wear Indicator). Zazwyczaj są one inne dla opon zimowych i letnich.
– Assistance:
Usługa pomocy drogowej jest najczęściej standardowym elementem umowy, powinna być obowiązkowo dostępna 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, na terenie Polski (a najlepiej również Europy).
– Samochód zastępczy:
W przypadku awarii lub szkody komunikacyjnej unieruchamiającej wynajmowany pojazd, najemca często ma prawo do otrzymania samochodu zastępczego na czas naprawy. Zakres tej usługi (np. maksymalny czas udostępnienia, klasa pojazdu zastępczego) może być różny w zależności od pakietu i rodzaju zdarzenia (awaria vs szkoda). Kolejnym ważnym aspektem jest punkt umowy, który będzie informował o czasie, w którym auto zastępcze musi być nam podstawione, miejscu podstawienia oraz jego zwrotu. Może się okazać, że samochód zastępczy, który otrzymaliśmy z powodu awarii w trakcie podróży służbowej np. w Gdańsku, nie będziemy mogli zwrócić bezpłatnie w innej lokalizacji, a na co dzień przebywamy w Krakowie. Głównym celem wynajmu długoterminowego samochodów jest zachowanie pełnej mobilności pracowników, dlatego samochód zastępczy powinien być gwarantowany w jak najszerszym wariancie, najlepiej bez ograniczeń czasowych i lokalizacyjnych, czyli do momentu otrzymania z powrotem w pełni sprawnego samochodu kontraktowego.
– Rejestracja pojazdu:
Koszty związane z pierwszą rejestracją nowego pojazdu są najczęściej pokrywane przez firmę wynajmującą (ale mogą być także refakturowane na najemcę, w zależności od zapisów umowy).
– Opłata za karty paliwowe:
Jest to najczęściej symboliczna opłata za obsługę kart paliwowych (do 10 zł miesięcznie), w niektórych firmach darmowa.
– Opłata za usługę Door-to-Door (D2D):
Większość firm wynajmujących ma możliwość dodania usługi D2D, czyli odebrania samochodu z ustalonego miejsca od użytkownika pojazdu, zawiezienia np. na serwis lub wymianę opon i zwrotu użytkownikowi. Może to być opłata miesięczna doliczona do kosztu najmu lub obciążenie ustaloną kwotą za każdą wykonaną usługę. Jest to rozwiązanie szczególnie korzystne dla pracodawcy w przypadku kadry menedżerskiej i zarządu. Koszt usługi D2D jest bowiem często niższy niż wartość czasu pracy tych wysoko opłacanych pracowników, który musieliby na to poświęcić.
Koszty nieuwzględnione w standardowej umowie wynajmu długoterminowego
Należy pamiętać, że stała miesięczna rata wynajmu długoterminowego, mimo swojej kompleksowości, nie pokrywa wszystkich kosztów związanych z użytkowaniem samochodu. Do wydatków, które standardowo pozostają po stronie najemcy, należą:
– Paliwo:
Koszt zakupu paliwa jest zawsze ponoszony przez użytkownika pojazdu.
– Płyny eksploatacyjne (poza harmonogramem serwisowym):
Zakup podstawowych płynów eksploatacyjnych, takich jak adblue, płyn do spryskiwaczy, leży w gestii najemcy.
– Opłaty drogowe:
Wszelkie opłaty za korzystanie z płatnych dróg, autostrad, mostów czy tuneli, a także zakup winiet (jeśli wymagane) obciążają najemcę.
– Mandaty i kary administracyjne:
Najemca (użytkownik) jest odpowiedzialny za wszelkie mandaty karne otrzymane w związku z naruszeniem przepisów ruchu drogowego oraz inne kary administracyjne związane z użytkowaniem pojazdu. Może być także doliczana opłata za obsługę mandatu – wskazanie firmy, która jest najemcą pojazdu (standardowo 50 zł – 150 zł).
– Parkowanie i myjnia:
Koszty związane z parkowaniem pojazdu, jego myciem i utrzymaniem czystości ponosi najemca.
– Naprawy uszkodzeń niewynikających z normalnej eksploatacji:
Najemca może zostać obciążony kosztami napraw uszkodzeń, które powstały z jego winy, a nie pokrywa ich ubezpieczyciel, nie zostały zgłoszone ubezpieczycielowi w odpowiednim czasie lub są wynikiem zaniedbań w użytkowaniu pojazdu.
Potencjalne możliwości wzrostu kosztów wynajmu długoterminowego
Oprócz standardowych kosztów nieuwzględnionych w racie, najemca może być narażony na inne, potencjalne opłaty dodatkowe oraz powody podwyższenia raty, które mogą pojawić się w określonych sytuacjach:
– Opłata za nadprzebieg:
Jak szczegółowo omówiono wcześniej, jest to opłata naliczana za przekroczenie ustalonego limitu kilometrów w umowie.
– Opłaty za ponadnormatywne zużycie lub uszkodzenia przy zwrocie:
Na koniec umowy pojazd podlega ocenie stanu technicznego i wizualnego. Jeśli stwierdzone zostaną uszkodzenia lub zużycie przekraczające normy wynikające z normalnej eksploatacji (często określane na podstawie przewodników branżowych, np. PZWLP), najemca może zostać obciążony kosztami ich naprawy. Dotyczy to także uszkodzeń, które nie zostały zgłoszone (w ogóle, w wymaganym czasie lub nie dopełniono formalności). Jest to jedno z głównych rodzajów ryzyka finansowego związanego z zakończeniem umowy wynajmu. W przypadku rozbieżności można starać się o powołanie niezależnego biegłego.
– Kary za wcześniejsze zakończenie umowy:
Rozwiązanie umowy przed ustalonym terminem jest zazwyczaj obwarowane koniecznością zapłaty kar umownych lub innych opłat rekompensujących firmie wynajmującej poniesione koszty lub utracone korzyści.
– Opłaty administracyjne:
Mogą być naliczane za czynności takie jak sporządzenie aneksu do umowy (np. w celu zmiany limitu kilometrów), cesję, raporty lub za ogólne administrowanie kontraktem.
– Opłaty karne:
Umowa może przewidywać dodatkowe opłaty za specyficzne sytuacje, takie jak zgubienie kluczyków lub dokumentów pojazdu, niedozwolony (bez zgody) wyjazd za granicę, palenie tytoniu w samochodzie czy przewożenie zwierząt w sposób niezgodny z regulaminem.
– Udziały własne przy szkodzie z AutoCasco:
W przypadku wystąpienia szkody, która będzie likwidowana z AutoCasco, najemca będzie obciążony udziałem własnym, którego kwota jest przewidziana umową. Najczęściej jest to 500, 1000 lub 2000 zł. Im niższy udział własny, tym koszt ubezpieczenia jest zazwyczaj wyższy. W niektórych firmach oferujących wynajem długoterminowy istnieje także możliwość całkowitego zniesienia udziału własnego, ale będzie to zapewne powodowało wzrost kosztu miesięcznej raty. Warto także przeanalizować sposób finalnego rozliczenia umowy w przypadku szkody całkowitej (czy może to się wiązać z dopłatą, jeśli wartość odszkodowania i pozostałości (wraku) nie zaspokajają wartości księgowej).
– Waloryzacja części serwisowej o wskaźnik inflacyjny:
Umowa może zawierać zapis o możliwości podwyższenia części serwisowej raty przez wynajmującego o wskaźnik inflacyjny, jeśli wskaźnik ten (ogłaszany przez Główny Urząd Statystyczny) za poprzedni rok kalendarzowy przekroczy ustalony poziom wynoszący np. 5%.
– Wzrost raty finansowej w przypadku zmiennej stopy procentowej:
Wynajem długoterminowy aut może być oparty na umowie leasingu operacyjnego ze zmienną stopą procentową. Występuje wówczas ryzyko wzrostu miesięcznej raty, jeśli zmianie (wzrostowi) ulegnie wskaźnik referencyjny stopy procentowej (np. WIBOR 3M). Oczywiście rata finansowa powinna zostać także obniżona w przypadku obniżenia tego wskaźnika. Wyrazistym przykładem tej sytuacji był okres pojawienia się pandemii COVID w 2020 roku, gdy stopy procentowe w Polsce zostały obniżone do rekordowo niskiego poziomu 0,1% celem pobudzenia gospodarki. Firmy zawierające wtedy umowy finansowania ze zmienną stopą procentową były później narażone na wysoki wzrost raty finansowej z powodu kolejnych podwyżek stóp procentowych, które osiągnęły swoje maksimum dwa lata później na poziomie 6,75%.
Uproszczony przykład wzrostu części odsetkowej raty finansowej dla samochodu o wartości 100 000 zł netto i wartości końcowej 40 000 zł netto metodą “average book value”:
Część odsetkowa raty finansowej przy oprocentowaniu zmiennym 2%: 116,67 zł netto
Część odsetkowa raty finansowej przy oprocentowaniu zmiennym 8%: 466,67 zł netto
Dla floty 20 takich samochodów, roczny koszt finansowania wzrośnie o 350 zł x 20 pojazdów x 12 miesięcy = 84 000 zł netto.
Inne opłaty w wynajmie długoterminowym samochodów
– Opłata wstępna (czynsz inicjalny):
Chociaż wiele ofert wynajmu długoterminowego promuje brak opłaty wstępnej (0% wkładu własnego), istnieje możliwość jej wniesienia (zazwyczaj w przedziale 5-30% wartości pojazdu). Wpłata własna obniża wysokość miesięcznej raty. W niektórych przypadkach (np. przy wynajmie aut luksusowych lub ze względu na indywidualną ocenę zdolności finansowej klienta) opłata wstępna może być wymagana przez firmę finansującą.
– Kaucja:
Chociaż rzadziej stosowana niż w najmie krótkoterminowym lub średnioterminowym, niektóre firmy mogą wymagać wpłaty zwrotnej kaucji jako zabezpieczenia umowy. Może to wynikać z sytuacji finansowej najemcy lub bycia tzw. “start-upem”.
Główne zalety wynajmu długoterminowego samochodów
– Przewidywalność i kontrola budżetu flotowego:
Podstawową zaletą wynajmu długoterminowego jest teoretycznie stała, z góry określona miesięczna rata, która w większości przypadków obejmuje nie tylko koszt finansowania pojazdu, ale również szeroki pakiet usług dodatkowych, takich jak serwis, naprawy, ubezpieczenie, wymiana opon, auto zastępcze czy assistance. Taka struktura opłat znacząco ułatwia precyzyjne budżetowanie i planowanie wydatków związanych z flotą samochodową w perspektywie kilku lat.
Dzięki wliczeniu w ratę kosztów serwisu, nieprzewidzianych napraw, zakupu opon, firma eliminuje ryzyko nagłych, nieplanowanych wydatków, które mogłyby obciążyć jej budżet. Niezależnie od tego, czy w danym miesiącu konieczny jest kosztowny przegląd, wymiana opon, czy naprawa po awarii, miesięczna opłata pozostaje (nie licząc sytuacji omówionych wcześniej) niezmienna, co zapewnia stabilność finansową i ułatwia kontrolę nad kosztami floty.
– Optymalizacja finansowa: Brak konieczności angażowania kapitału i korzyści podatkowe
Wynajem długoterminowy pozwala na rozpoczęcie użytkowania nowych pojazdów bez konieczności angażowania dużego kapitału własnego na starcie. Wiele ofert przewiduje możliwość zerowej opłaty wstępnej (czynszu inicjalnego). Jest to szczególnie korzystne dla przedsiębiorstw o ograniczonej płynności finansowej, które mogą przeznaczyć dostępne środki na rozwój podstawowej działalności.
Wynajem długoterminowy oferuje również istotne korzyści podatkowe. Miesięczne raty czynszu za wynajem pojazdu osobowego mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu w podatku dochodowym (75% przy użytku mieszanym lub w 100% przy użytku wyłącznie firmowym po spełnieniu dodatkowych warunków), co obniża podstawę opodatkowania firmy.
Należy jednak pamiętać o obowiązujących od 2019 roku limitach wartości samochodów osobowych, które wpływają na możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu:
- części raty czynszu (lub raty leasingowej) odpowiadającej spłacie wartości pojazdu,
- składek na ubezpieczenie dobrowolne (np. AutoCasco), jeśli nie jest zawarte w racie najmu.
Limity te wynoszą:
- 150 000 zł – dla pojazdów o napędzie innym niż elektryczny lub wodorowy (np. spalinowych, hybrydowych).
- 225 000 zł – dla pojazdów o napędzie elektrycznym lub wodorowym.
Jeżeli wartość pojazdu przekroczy wskazany dla niego limit, wspomniane wyżej wydatki (część raty, ubezpieczenie AC) mogą być zaliczone do kosztów podatkowych tylko w takiej proporcji, w jakiej kwota limitu pozostaje do wartości pojazdu.
Kluczowe jest również, jak ustalana jest wartość pojazdu do porównania z powyższymi limitami:
- Przy użytkowaniu wyłącznie firmowym: jest to wartość zakupu netto pojazdu.
- Przy użytkowaniu mieszanym (służbowo-prywatnym): jest to wartość zakupu netto pojazdu, powiększona o tę część podatku VAT, która nie podlega odliczeniu (standardowo 50% kwoty VAT).
Również wydatki eksploatacyjne (np. paliwo, opłaty parkingowe), jeśli są ponoszone przez najemcę, mogą stanowić koszt uzyskania przychodu (w 75% przy użytku mieszanym lub w 100% przy użytku wyłącznie firmowym po spełnieniu dodatkowych warunków).
Przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami VAT mają również możliwość odliczenia podatku VAT naliczonego od rat czynszu oraz kosztów eksploatacyjnych. Standardowo, przy użytkowaniu pojazdu osobowego w sposób mieszany (służbowo i prywatnie), przysługuje prawo do odliczenia 50% kwoty VAT. Pełne, 100% odliczenie VAT jest możliwe tylko wtedy, gdy pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do celów prowadzonej działalności gospodarczej. Wymaga to jednak spełnienia dodatkowych formalności: zgłoszenia pojazdu do urzędu skarbowego, prowadzenia szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki) oraz wprowadzenia w firmie regulaminu zasad użytkowania pojazdu. Pełne odliczenie jest możliwe także w przypadku aut dostawczych, spełniających określone zapisy ustaw.
Kolejną istotną zaletą finansową jest fakt, że wynajem długoterminowy zazwyczaj nie obciąża zdolności kredytowej firmy w takim stopniu jak kredyt bankowy czy leasing finansowy. Zobowiązania z tytułu wynajmu są często księgowane pozabilansowo, co pozwala firmie zachować lepsze wskaźniki finansowe i większe możliwości pozyskiwania finansowania na inne cele inwestycyjne.
– Minimalizacja ryzyka utraty wartości pojazdów
Jak już wspomniano, jedną z fundamentalnych zalet wynajmu długoterminowego jest przeniesienie ryzyka utraty wartości rezydualnej (RV) pojazdu na firmę wynajmującą. W dobie szybko zmieniających się technologii motoryzacyjnych i niepewności rynkowej, ryzyko spadku wartości pojazdu jest znaczące. Wynajem długoterminowy chroni najemcę przed tym ryzykiem – niezależnie od faktycznej wartości rynkowej samochodu na koniec umowy, najemca nie ponosi konsekwencji ewentualnego większego niż zakładano spadku wartości.
Związany z tym jest również brak problemu ze sprzedażą używanego pojazdu po zakończeniu okresu jego eksploatacji w firmie. Proces sprzedaży używanych samochodów, zwłaszcza w przypadku większej floty, może być czasochłonny i angażujący. W wynajmie długoterminowym ten obowiązek spoczywa na firmie wynajmującej – najemca po prostu zwraca pojazd na koniec umowy.
Warto zauważyć, że wymienione zalety wynajmu długoterminowego nie działają w izolacji, lecz tworzą synergiczny efekt, kumulując korzyści dla przedsiębiorstwa. Przewidywalność kosztów w połączeniu z optymalizacją finansową poprawia płynność finansową i ułatwia zarządzanie budżetem. Minimalizacja ryzyka wartości rezydualnej eliminuje niepewność finansową na koniec cyklu życia pojazdu w firmie. Korzyści podatkowe dodatkowo obniżają efektywny koszt użytkowania floty. Całościowa ocena wynajmu długoterminowego powinna zatem uwzględniać ten kumulacyjny efekt. Jest to nie tylko sposób na uzyskanie potencjalnie niższej miesięcznej raty, ale przede wszystkim kompleksowe rozwiązanie wpływające na wiele aspektów funkcjonowania firmy: finanse, operacje, zarządzanie ryzykiem i optymalizację podatkową.
Wady i ryzyka wynajmu długoterminowego samochodów
Pomimo licznych zalet, wynajem długoterminowy nie jest rozwiązaniem pozbawionym wad i potencjalnych ryzyk, które polscy przedsiębiorcy powinni dokładnie rozważyć przed podjęciem decyzji.
– Brak własności i ograniczenia w dysponowaniu pojazdem:
Najbardziej fundamentalną cechą, która dla niektórych firm może być wadą, jest brak przeniesienia własności pojazdu na najemcę. Oznacza to, że firma nie buduje swojego majątku trwałego poprzez flotę samochodową, co może być niekorzystne z perspektywy bilansowej lub strategicznej dla niektórych przedsiębiorstw.
Brak własności pociąga za sobą również ograniczenia w swobodzie użytkowania i dysponowania pojazdem. Umowy wynajmu zazwyczaj zabraniają bez zgody wynajmującego dokonywania jakichkolwiek modyfikacji technicznych czy wizualnych w samochodzie (np. montażu dodatkowego wyposażenia, specjalistycznej zabudowy, oklejenia firmowego). Oczywiście w większości przypadków takie zgody można otrzymać.
Narzucany jest również limit kilometrów, którego przekroczenie wiąże się z dodatkowymi opłatami.
Kolejnym ograniczeniem jest konieczność serwisowania pojazdu wyłącznie w serwisach współpracujących z wynajmującym. Może się okazać, że serwis zlokalizowany najbliżej użytkownika niestety nie współpracuje z wynajmującym. Umowy mogą również zawierać ograniczenia dotyczące wyjazdów zagranicznych (wymóg uzyskania zgody) lub przewozu określonych ładunków czy zwierząt.
– Ryzyko dodatkowych kosztów
Mimo że wynajem promuje się jako rozwiązanie o przewidywalnych kosztach, istnieje realne ryzyko poniesienia znaczących, nieplanowanych opłat, zwłaszcza na etapie zakończenia umowy, o tym pisaliśmy już wcześniej. Oczywiście ryzyko to jest i tak mocno ograniczone w porównaniu do pozostałych form finansowania pojazdów.
Podsumowanie wynajmu długoterminowego jako metody finansowania floty
Obserwowana rosnąca popularność wynajmu długoterminowego wpisuje się w szerszy trend obserwowany w gospodarce – przechodzenie od modelu opartego na posiadaniu aktywów do modelu opartego na usługach i użytkowaniu (tzw. ekonomia subskrypcji). Tradycyjne podejście zakładało budowanie majątku firmy poprzez zakup środków trwałych, w tym samochodów. Wynajem długoterminowy oferuje natomiast dostęp do mobilności jako kompleksowej usługi. Wybór wynajmu długoterminowego jest więc często nie tylko decyzją czysto finansową, ale decyzją strategiczną, odzwierciedlającą nowoczesne podejście do zarządzania zasobami w przedsiębiorstwie. Firmy wybierające tę formę finansowania często priorytetyzują elastyczność operacyjną, redukcję ryzyka i koncentrację na kluczowych kompetencjach ponad tradycyjnie rozumiane posiadanie aktywów.
Pomimo promowanej przewidywalności kosztów, opartej na stałej miesięcznej racie, wynajem długoterminowy pojazdów niesie ze sobą realne ryzyko poniesienia dodatkowych, nieplanowanych wydatków związanych m.in. z poziomem szkodowości, zmienną stopą procentową, waloryzacją o wskaźnik inflacyjny, a zwłaszcza na etapie zakończenia umowy. Główne źródła tego ryzyka to opłaty za nadprzebieg oraz koszty związane z ponadnormatywnym zużyciem lub uszkodzeniami pojazdu. Model biznesowy wynajmu opiera się na precyzyjnym oszacowaniu przez firmę wynajmującą wartości rezydualnej pojazdu, a nadmierny przebieg lub uszkodzenia obniżają tę wartość, generując potencjalną stratę. Opłaty karne są mechanizmem przenoszącym to dodatkowe ryzyko z powrotem na najemcę. Należy również pamiętać, że ocena “ponadnormatywnego zużycia” może zawierać element subiektywności, co potencjalnie może prowadzić do sporów i nieoczekiwanych kosztów dla Klienta. Dlatego, chociaż wynajem długoterminowy zapewnia przewidywalność regularnych opłat miesięcznych, koniec umowy kryje potencjalne “pułapki” finansowe.
Kluczowe dla najemcy jest zatem dokładne oszacowanie swoich rocznych potrzeb w zakresie przebiegu, dbałość o stan techniczny i wizualny pojazdu przez cały okres użytkowania oraz zapoznanie się ze standardami oceny pojazdu stosowanymi przez firmę wynajmującą przy zwrocie (np. poprzez zapoznanie się z przewodnikiem PZWLP, o ile wynajmujący należy do tej organizacji). Ryzyko końcowe powinno być świadomie zarządzane przez najemcę.
Usługa outsourcingu zarządzania flotą w FleetManager.PL znacząco ułatwia współpracę z firmami oferującymi wynajem długoterminowy. Nasze wieloletnie doświadczenie pozwala na negocjacje nie tylko warunków cenowych, ale także newralgicznych obszarów, które mogą powodować wzrost kosztów w trakcie umowy i na jej koniec.
Nie trać czasu na zarządzanie flotą. Zleć to ekspertom - zapytaj o szczegóły.