Kompleksowy system zarządzania flotą dla firm leasingowych i branży CFM

System Zarządzania Flotą Samochodową TIGER, zapewniający pełne spektrum działań związanych z zarządzaniem flotą pojazdów, jest oprogramowaniem, które pozwoli obsługiwać zarówno duże koncerny międzynarodowe dysponujące flotą składającą się z kilkuset pojazdów, jak również firmy z sektora MSP, których działalność opiera się na niewielkiej liczbie samochodów.

Rynek usług leasingowych i flotowych bardzo się zmienił. Dzisiaj firmy „flotowe” nie mogą obejść się bez rozbudowanego finansowania, a „leasingowe”, chcąc konkurować na rynku usług finansowych, rozbudowują swoje produkty finansowe o obsługę dodatkowych serwisów. Rosną także oczekiwania klientów firm zarządzających flotą. Indywidualne dopasowanie parametrów pojazdu do użytkownika, indywidualne dopasowanie parametrów zarządzania, administrowanie zmianami tych parametrów w czasie kontraktu, dostęp on-line do raportów o własnej flocie z wielowymiarowymi przekrojami analitycznymi to już konieczność.

Aby sprostać potrzebom rynku i coraz bardziej wymagającym klientom, konieczne jest wyspecjalizowane oprogramowanie, które pozwoli obsługiwać zarówno duże koncerny międzynarodowe dysponujące flotą składającą się z kilkuset pojazdów, jak również firmy z sektora MSP, których działalność opiera się na niewielkiej liczbie samochodów. Takim systemem jest System Zarządzania Flotą Samochodową TIGER – produkt firmy ADH-Soft (www.adh.com.pl) – zapewniający pełne spektrum działań związanych z zarządzaniem flotą pojazdów.

A oto przegląd funkcjonalności systemu TIGER:

  • Rejestracja kontrahentów,
  • Rejestracja pojazdów,
  • Rejestracja zdarzeń dla pojazdów,
  • Rejestracja kart paliwowych,
  • Rejestracja umów,
  • Rejestracja szkód (moduł w technologii AWL),
  • Rejestracja polis ubezpieczeniowych,
  • Rejestracja i obsługa opon pojazdów,
  • Rejestracja i przegląd faktur kosztowych,
  • Eksport pojazdów do środków trwałych,
  • Kontrola zdarzeń/serwisów pojazdu,
  • Generacja faktur,
  • Powiązanie Systemu TIGER z FK,
  • Moduł wysyłania SMS,
  • Raporty i zestawienia.

Nowoczesny kalkulator

Nowoczesny kalkulator, znany firmom korzystającym z systemu LEO Leasing III, pozwala na kalkulację wszystkich składników umowy. Jednoczesne kalkulowanie wielu procesów umożliwia wyznaczenie raty finansowej, kalkulację kosztów serwisowych, opłat za zarządzanie oponami i kartami paliwowymi, finansowanie wielu różnych rodzajów ubezpieczenia, np. AC/OC/NW/Assistance, GAP, itp. Kalkulator daje użytkownikom systemu nieograniczone możliwości. Wprowadzenie nowego produktu do sieci sprzedaży to kwestia zaledwie konfiguracji, która może być wykonana przez zaawansowanego użytkownika lub przy wsparciu konsultantów ADH.

Dodatkowe taryfikatory rozbudowują możliwość kalkulacji o automatyczne wyznaczanie wartości końcowych w oparciu o model pojazdu i parametry umowy, obliczanie budżetów napraw i zarządzania oponami, czy innymi serwisami, a nawet wyznaczanie składki ubezpieczeniowej uzależnionej od regionu w jakim pojazd jest zarejestrowany. Przygotowanie złożonej oferty na finansowanie i zarządzanie flotą samochodową w systemie TIGER trwa sekundy, a użycie aplikacji webowej webDFE umożliwia prowadzenie negocjacji z klientem on-line w jego siedzibie.

Pojazd to clou całego zarządzania

Osią Systemu TIGER jest pojazd, wokół którego zorganizowany jest cały program. Większość danych wprowadza się w kontekście pojazdu. Do bazy danych trafiają faktury za: paliwo, refaktury polis, okresowe przeglądy, przechowywanie opon, koszty napraw oraz likwidacji szkód. Wszystkie te informacje przypisywane są do konkretnych pojazdów, dzięki czemu łatwo prześledzić historię samochodu. Zgromadzenie wszystkich danych w jednym miejscu ułatwia prowadzenie terminowych rozliczeń oraz tworzenie zestawień i raportów.

Jeden kontrakt – wiele pojazdów

Kolejnym zasadniczym elementem jest kontrakt, który należy rozumieć jako umowę generalną pomiędzy firmą flotową a jej klientem. W ramach kontraktu zawierane są umowy dotyczące kolejnych pojazdów. Warunki finansowe określane są dla każdej umowy oddzielnie. Kwota raty wyliczana jest na podstawie elementów finansowych, które należy rozumieć jako opcje dostępne dla klienta np. przeglądy serwisowe, wymiana opon, ubezpieczenie, itd.

Usterka, kolizja, szkoda i co dalej…

Bardzo istotnym elementem w zarządzaniu flotą jest rejestracja zdarzeń, czyli wszystkich kontaktów z użytkownikiem pojazdu. Dotyczy to zarówno zgłoszeń awarii i wypadków, jak również przypominania użytkownikowi o konieczności wykonania badań technicznych czy przeglądów serwisowych. W przypadku awarii i wypadków, TIGER wspomaga cały proces skierowania pojazdu do warsztatu naprawczego, negocjacje i akceptację przedstawionego kosztorysu przez warsztat, jak również wprowadzanie faktur kosztowych, które uzależnione jest od wyboru wcześniej wprowadzonych zdarzeń.

Kartoteka zdarzeń została ostatnio zmodyfikowana, a o jej nowościach można przeczytać w artykule z działu Zanim zadzwonisz do Serwisu.

Korzyści dla wszystkich (dla firmy leasingowej oraz jej klientów)

Zarządzanie flotą pojazdów przekazywane jest coraz częściej wyspecjalizowanym organizacjom. Taka tendencja jest zgodna z ogólnoświatowymi trendami i zadomowiła się w naszym kraju na dobre. Outsourcing pojazdów umożliwia skupienie uwagi na właściwej działalności firmy, oferuje administrowanie pojazdami na wielu płaszczyznach (ubezpieczenia, przeglądy, karty paliwowe, opony, szkody) oraz zapewnia stałe koszty, wygodne przy planowaniu i przygotowywaniu budżetów.

Za pomocą systemu TIGER możliwe jest obsługiwanie takich produktów jak leasing, wynajem krótkoterminowy, wynajem długoterminowy, zarządzanie flotą samochodową, full service leasing, ubezpieczenia (ubezpieczenia komunikacyjne (AC/OC/NW/ Assistance), GAP, ubezpieczenia na życie), likwidacja szkód komunikacyjnych, przeglądy i naprawy serwisowe, samochody zastępcze, wymiana opon oraz karty paliwowe. Firmy leasingowe mogą zatem różnicować swoją ofertę i ofertować swoim klientom wiele produktów, z których Ci ostatni mogą komponować pakiet usług (łączyć, wybierać) według własnych potrzeb.

Faktury w Systemie Tiger wystawiane są w oparciu o kontrakt. Klient otrzymuje jedną fakturę lub kilka faktur określonego rodzaju, wraz z załącznikiem, szczegółowo opisującym poszczególne elementy składowe faktury.

Tak wyspecjalizowany program jak Tiger, pozwala kontrolować wielkość obrotów z dostawcami usług i materiałów (np. paliwa, warsztaty), co może prowadzić do renegocjacji umów serwisowych i uzyskania korzystniejszych warunków.

Wdrożenie oprogramowania daje wiele realnych korzyści, jak np. możliwość rozpoznania pojazdów/użytkowników generujących nieuzasadnione koszty, które mogą być związane ze złym stanem technicznym pojazdu lub jego nieprawidłową eksploatacją.

Raporty Crystal Reports – źródło informacji dla fleet managera

Narzędzia wykorzystywane przez fleet managera powinny dostarczać szybkich informacji ułatwiających podejmowanie optymalnych decyzji. Poważny problem, z jakim najczęściej stykają się klienci firm typu CarFleet, to kompleksowa kontrola stanu swojej floty pojazdów. Krótko mówiąc: uzyskanie aktualnych informacji o stanie wykorzystywanych  przez nią samochodów. Systematyczne przygotowywanie raportów i ich analiza pozwala poradzić sobie z problemem nadmiernych kosztów, co w konsekwencji prowadzi do korygowania wszelkich nieprawidłowości, czy wykrywania zaistniałych nadużyć.

System TIGER wyposażony jest w narzędzie umożliwiające generowanie raportów programu Crystal Reports w wygodny dla użytkownika sposób. Wszelkie wydruki, pisma i zestawienia bazują na technologii CRYSTAL REPORTS zanurzonej wewnątrz aplikacji. Takie rozwiązanie pozwala na dowolne ukształtowanie zarówno formy, zakresu, jak i liczby proponowanych zestawień. Obecnie standardowo proponowanych jest 40 raportów, ale możliwe jest utworzenie dowolnej liczby kolejnych raportów na zamówienie Klienta.

Aplikacja webTIGER – dostęp do Twojej floty z każdego zakątka świata

Rosnąca konkurencja na rynku wymusza podejmowanie właściwych decyzji w krótkim czasie, co powoduje, że szybki i niczym nieograniczony dostęp do informacji staje się niezbędny, czasem nawet 24 godziny na dobę z dowolnego miejsca na świecie. Stały i niezależny dostęp do aktualnych informacji powinien stać się priorytetem w nowocześnie prowadzonym biznesie. Medium rozwiązującym ten problem jest Internet.

ADH-Soft potrafiło wykorzystać w pełni drzemiący w nim potencjał i stworzyło pakiet usług web, w zakres którego wchodzi między innymi webTiger. Jest to bardzo nowoczesna aplikacja internetowa ściśle zintegrowana z systemem TIGER. Dane pobierane są bezpośrednio z bazy danych, co powoduje, że informacje są zawsze aktualne. Aplikacja webowa pozwala na pełne kontrolowanie floty pojazdów. Umożliwiają to dostępne raporty zbiorowe dla całej floty, jak i indywidualne dla każdego pojedynczego pojazdu. Rozwiązanie to pozwala poradzić sobie z problemem kontroli kosztów floty pojazdów, co w konsekwencji prowadzi do korygowania wszelkich nieprawidłowości, czy wykrywania zaistniałych nadużyć, np. raport „Weekendowi kierowcy”.

TIGER dla firmy leasingowej/CFM

Znakomity system to nie wszystko co zyskują Państwo wybierając TIGERA. Oprócz dostarczenia nowoczesnego programu, nasi konsultanci wspierają klienta swoim doświadczeniem i wiedzą biznesową w zakresie konstrukcji kalkulacji CFM, ustawienia procesu zarządzania flotą oraz odzwierciedlenia procesów biznesowych po stronie księgowej w systemie LEO FK. Ma to niebagatelne znaczenie dla szybkości implementacji rozwiązania. Pełen pakiet informacji uzyskają Państwo w Dziale Handlowym: Dzial.Handlowy@adh.com.pl

Paweł Barchwic, Grażyna Gołaś

Więcej informacji na: www.adh.com.pl