Numer rejestracyjny na fakturze VAT

Nabywca towaru lub usługi, chcąc zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodu, musi wykazać jego związek z przychodami przedsiębiorstwa,a jednocześnie dołożyć wszelkiej staranności by poniesiony koszt został właściwie udokumentowany. Zastanówmy się, co powinien zawierać dowód potwierdzający powstanie kosztu związanego z eksploatacją samochodu w firmie.

Zauważmy, że zgodnie postanowieniami z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 1991r. Nr 80, poz. 350) kosztami uzyskania przychodów są: „koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, za wyjątkiem kosztów wymienionych w katalogu wydatków, które kosztów podatkowych nie stanowią (w art. 23)”.

Najpopularniejszym w naszym kraju dokumentem potwierdzającym dokonanie zakupu (powstanie kosztu) jest faktura VAT. Elementy, które powinny się na niej znaleźć, zostały w bardzo precyzyjny sposób uregulowane przez ustawodawcę w § 5. Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. 2005 nr 95 poz. 798). Oczywiście rozporządzenie to określa minimalny zakres danych, które powinny się znaleźć na fakturze. Są to informacje, które pozwalają ewidencjonować transakcję oraz identyfikować jej strony organom fiskalnym. Oczywiście dopuszczalne jest umiejscownienie na fakturze dodatkowych informacji, które mogą być istotne dla danego typu transakcji.

Faktura VAT powinna zawierać kolejny numer zgodny z przyjętą metodą numeracji w danym przedsiębiorstwie, dane uczestników transakcji (sprzedawcy i nabywcy), nazwę przedmiotu transakcji, zastosowaną do niego stawkę podatku VAT oraz wartość transakcji (wyrażoną odrębnie w kwocie netto, zastosowanej stawce oraz wartości podatku VAT oraz kwocie brutto w rozbiciu na poszczególne stawki podatu). W celu właściwej kwalifikacji ddokumentu do właściwego okresu rozliczeniowego faktura musi zawierać informacje o dacie jej wystawienia oraz o dacie dojścia do skutku sprzedaży opisywanej w trsći faktury.

Obowiązek podawania dodatkowych informacji ustawodawca nałożył w przypadku faktur dokumentujących sprzedaż paliw (benzyn, oleju napędowego oraz gazu) zakupowanych w związku z eksploatacją samochodów lub innych pojazdów. W takim przypadku faktura powinna zawierać także numer rejestracyjny tego pojazdu umożliwiający jego identyfikację w ewidencji przedsiębiorstwa. Warto zwrócić uwagę, że powyższy dodatkowy obowiązek dotyczy jedynie samochodów i pojazdów samochodowych. Ustawodawca nie rozszerzył go na maszyny rolnicze czy budowlane stanowiące oddzielny skłądnik majątku użytkującego go przedsiębiorstwa.

Obowiązek podawania na fakturze numeru rejestracyjnego pojazdu dotyczy jedynie zakupu paliwa wlewanego do baku samochodu i innych pojazdów samochodowych. Nie występuje on jednak w przypadku innych wydatków ponoszonych na eksploatację samochodu, takich jak zakup części zamiennych, płynów eksploatacyjnych czy też remontów. Co za tym idzie, faktura je dokumentująca nie musi zawierać numeru rejestracyjnego pojazdu, w którym powyższe zostaną zamontowane (do którego zostaną zużyte), aby wydatek taki zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Nie mniej jednak należy pamiętać, iż obowiązek prawidłowego udokumentowania wydatku, a także wykazania, że dotyczy on prowadzonej firmy, ciąży na podatniku. Tym samym, zwłaszcza w przypadku posiadania kilku samochodów firmowych i prywatnych, warto zadbać o to, aby posiadane dokumenty wprost wskazywały, że dany wydatek jest związany z prowadzoną działalnością gospodarczą, np. poprzez umieszczenie na odwrocie faktury adnotacji, którego auta poniesione wydatki dotyczą. Jak już wskazano wyżej, ustawodawca podał minimalny zakres informacji, które na fakturze powinny się znaleźć. Nic nie stoi zatem na przeszkodzie, aby także na samej fakturze dokumentującej zakup części do samochodu bądź płynów eksploatacyjnych znalazł się na niej także numer tego pojazdu. Podobnie jest z w przypadku faktur dokumentujących wykonane czynności związane z naprawami lub modernizacją floty firmowej.